Problem – Geschäftsbedarf
Decathlon bietet Click&Collect Lieferung in fast allen Filialen.
Der Kunde wählt und bestellt das gewünschte Produkt online und holt sich dieses von der jeweiligen Filiale ab.
Die große Anzahl an Bestellungen verursacht einen erheblichen Aufwand für die Mitarbeiter an die Rezeption, die sich um den kompletten Prozess der Übergabe und Dokumentationserfassung kümmern: Identifikation der korrekten Bestellung für den jeweiligen Kunden, Änderung des Bestellstatus im System, Erstellung und Signieren eines Übergabeprotokolls und Dokumentationsaufbewahrung.
Decathlon wollte den Prozess der Abgabe durch eine Software-Lösung optimieren, indem der Zeitaufwand für die Mitarbeiter reduziert, die Fehlerquote minimiert und die komplette Dokumentation elektronisch und sicher aufbewahrt wird.
Lösung
DACH Bridge entwickelte eine mobile Applikation, die den kompletten Prozess der Übergabe und Dokumentationserfassung digitalisierte. Die Bestellungen konnten leicht und schnell in der App ausgesucht und dem jeweiligen Kunden oder Abholer zugeordnet werden, direkt in die App durch digitales Unterschriftsverfahren signiert und übergeben werden sowie deren Status im Decathlon System auf „abgeschlossen“ geändert werden.
Die Einträge wurden automatisch in einer speziell für die Lösung eingerichteten Datenbank gespeichert und konnten leicht und schnell ausgesucht und in PDF Form ausgedrückt werden.
Das Projekt basierte auf Amazon Web Services, .NET WebAPI, MySQL und Android Firmware. Die Implementierung erforderte eine Kommunikation mit mehreren Decathlon-Systemen.
Ansatz – Implementierung
Die Lösung bestand aus drei Hauptmodulen.
Die Software-Lösung besteht aus einer nativen Android App sowie
aus einem Back End und einer Datenbank. Die App wird von Store-Mitarbeitern genutzt und unterstützt sie bei der Übergabe von Online-Bestellungen an Kunden.
Der Prozess der Übergabe und Dokumentationserstellung wird digitalisiert und sorgt für eine schnellere Abwicklung und sichere Aufbewahrung der erforderlichen Unterlagen.
Die Softwarelösung wurde so entwickelt, dass bei Anmeldung nur die Bestellungen für die ausgewählte Filiale angezeigt wеrden. Die Liste der Bestellungen kann nach Datum oder alphabetisch nach Kundennamen sortiert werden. Einzelne Bestellungen können durch die vorhandene Suchfunktion nach verschiedenen Parametern (Bestellnummer, Name des Kunden, Name des Abholers) oder durch Einscannen des Barcodes vom Packet ermittelt werden. Bei der Auswahl einer Bestellung werden ihre Details angezeigt: Kunden-Name, Name des Abholers, Datum der Bestellung, Inhalt der Bestellung (Produkte und Menge). Die Übergabe der Bestellung erfolgt durch ein digitales Signieren seitens des Kunden oder einer vom Kunden für die Abholung beauftragten Person. Die Bestellungen, die übergeben werden, werden automatisch in allen relevanten Systemen als abgeschlossen angezeigt.
Alle abgeschlossenen Bestellungen werden in einer speziell für die Lösung eingerichteten Datenbank gespeichert und beinhalten die folgende Information: Datum und Uhrzeit der Übergabe, Bestellnummer, Kundenname, Name des Mitarbeiters, der die Bestellung bearbeitet hat, Name und Unterschrift des Abholers.
Der Datenbankzugriff erfolgt über ein Web-Interface. Die Einträge können jederzeit nach verschiedenen Parametern (Datum, Kundennamen, Bestellnummer) ausgesucht und abgerufen werden als auch in einer rechtskonforme PDF-Datei ausgedrückt werden.
Ergebnis – Vorteile
Die Software Lösung konnte innerhalb kürzester Zeit nach Einführung deutschlandweit eingesetzt werden und sorgte noch am Anfang für die Verarbeitung eines enormen Datenvolumens und tausender Bestellungen.
Die Lösung wurde sehr positiv von den Mitarbeitern bewertet und half wie erwartet für die schnellere Abwicklung des Übergabe-Prozesses, Reduzierung der Fehlerquote und sichere und digitale Aufbewahrung der erforderlichen Dokumentation.
